POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Introducción

En conformidad con la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 mediante los cuales se dictan disposiciones que tienen todas las personas para la protección de datos personales y en el desarrollo del derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de SIMA INC SAS. En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de sus grupos de interés, se compromete con el cumplimiento de la normativa mencionada y la protección de los derechos de las personas e informa a su grupo de interés que adopta las siguientes políticas sobre recolección, tratamiento y uso de datos personales.

 

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)

Dato personal público: es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

Dato personal privado: es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Por ejemplo: Nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre otros.

Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Habeas Data: El derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

Hecho Inequívoco: Es el adjetivo que refiere a aquello que no admite duda o equivocación (No existe posibilidad de error). La duda, es la indeterminación entre dos decisiones, mientras que equivocación es una cosa hecha con desacierto.

Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la ley 1581 de 2012

Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo Art. 16 de la ley 1581 de 2012.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país

 

Política Interna de tratamiento de datos

SIMA INC SAS en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus grupos de interés, los cuales en adelante llamáremos Titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial y/o contractual) aplicando las siguientes políticas:

  1. SIMA INC SAS está comprometida en dar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento
  2. SIMA INC SAS, solicita a los titulares de la información los datos necesarios para administrar el riesgo en salud y dar cumplimiento a las funciones asignadas por la normativa vigente que regula el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, de ahora en adelante INVIMA, de acuerdo a su Programa Nacional de Tecnovigilancia. La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular.
  3. Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
  4. SIMA INC SAS, solicitará a las entidades responsables de pago, colaboradores y contratistas, los datos personales necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial y/o contractual). La información sensible requerida será de libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular, quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.
  5. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los usuarios y/o sus familias de los productos fabricados en SIMA INC SAS tendrá la siguiente finalidad:
    1. Para la prestación de los servicios asistenciales de sus usuarios y familias.
    2. Actualización de datos entregados por el Titular.
    3. Atención al Programa Nacional de Tecnovigilancia para el seguimiento de eventos o incidentes
    4. Entrega de reportes al INVIMA de obligatorio cumplimiento.
    5. Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
    6. Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
    7. Evaluación de la calidad de los productos ofrecidos
    8. Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
    9. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida
    10. En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de SIMA INC SAS

 

  1. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los colaboradores de SIMA INC SAS, tendrá la siguiente finalidad:
    1. Realización del proceso de selección de personal de acuerdo con su aptitud para un cargo o tarea.
    2. Establecer una relación contractual.
    3. Ofrecerle oportunidades de capacitación.
    4. Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
    5. Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación)
    6. Efectuar el proceso de Remuneración.
    7. Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
    8. Cumplir con exigencias judiciales.
    9. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
    10. En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.

 

  1. El tratamiento de los datos personales proporcionados por las entidades responsables de pago y contratistas de SIMA INC SAS sean personas naturales o jurídicas, tendrá la siguiente finalidad:
    1. Realizar la vinculación contractual.
    2. Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
    3. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
    4. Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
    5. Cumplir con exigencias judiciales.

 

Deberes de SIMA INC SAS

  1. Garantizar al usuario el pleno y efectivo derecho constitucional de habeas data.
  2. Mantener la información en condiciones de seguridad y privacidad.
  3. Hacer uso de la información para los fines misionales y previstos en la ley.
  4. Tramitar de manera oportuna los reclamos que tengan los usuarios frente a la información consignada en la base de datos.
  5. No vender, circular o intercambiar la base de datos de sus usuarios, sin causa legal o contractual que lo justifique.
  6. Se debe conservar prueba del cumplimiento de la información suministrada al Titular, y cuando éste lo solicite, entregarle copia de esta.
  7. Al momento de solicitar al Titular la autorización SIMA INC SAS deberá informar de manera clara y expresa lo siguiente:
    1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
    2. Los derechos que le asisten como Titular.
    3. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales y datos personales sensibles tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar los datos que aparezcan en la misma. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Conocer por qué y para qué SIMA INC SAS recolecta información en base de datos.
  3. revocar en cualquier momento la autorización dada para contener información personal en las bases de datos de SIMA INC SAS
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
  5. Poner queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando considere que le ha sido violado por parte de SIMA INC SAS, su derecho al Habeas Data.
  6. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

 

Casos que no requieren autorización para el tratamiento de datos

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

Entrega de información

La información que reúna las condiciones establecidas en el Art. 13 de la Ley 1581 de 2012, podrá suministrarse a las siguientes personas:

  1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. a los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

 Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos.

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será Administración Documental de SIMA INC SAS la cual una vez reciba la solicitud de acuerdo con el capítulo siguiente la remitirá al área responsable del tratamiento del dato.

 

Procedimiento para la atención de peticiones, consultas y reclamos

  1. El Titular de la información contenida en la base de datos de SIMA INC SAS o por su representante legal, podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en las mismas, mediante un correo electrónico a la dirección: info@simaimplants.com, o enviando comunicación escrita a las siguiente dirección: Bogotá, Colombia Carrera 106 # 15A – 25 Mz 16, Bd 114A Zona Franca Fontibón
  2. La solicitud debe ser clara en lo que se pretende, ya sea conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la información que se encuentra contenida en una base de datos. Además, deberá contener los datos de contacto del peticionario para poder darle una respuesta.
  3. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  4. Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  5. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. De igual forma, si transcurrido 60 días calendario (2 meses) desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo
  6. La primera instancia de la reclamación será SIMA INC SAS y una vez agotada esta sin respuesta satisfactoria, podrá el Titular recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Vigencia

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de SIMA INC SAS